Jednotné měsíční hlášení přidává firmám další povinnost. Jak si s ní poradit?

Duben bývá pro firmy, z hlediska účetnictví, tradičně nejnáročnějším měsícem v roce. Letos jim ke všem stávajícím povinnostem přibude jedna nová – jednotné měsíční hlášení. Podávat ho ale nebudou postupně, nýbrž zpětně, a časově se potká s termíny pro daň z příjmů. Co to v praxi znamená, koho se změna týká a jak se na ni připravit, aby duben nebyl zbytečně stresující?

V článku píšeme:

• co přináší jednotné měsíční hlášení a proč jde o nejzásadnější letošní změnu v oblasti administrativy,

• koho se nová povinnost týká a jaké údaje budou firmy muset nově dokládat,

• jak se na jednotné měsíční hlášení připravujeme v SIC Zlín a jak díky tomu mohou firmy zvládnout změnu s menším stresem.

Jedno hlášení místo desítek výkazů

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele má být zásadním krokem k digitalizaci a modernizaci mzdové a pracovněprávní administrativy. Podstata je jednoduchá: místo toho, abyste posílali stejné či podobné údaje více institucím a v různých formátech, vznikne jedno jednotné elektronické podání, které se automatizovaně sdílí mezi uživatele údajů (typicky sociální správa, úřad práce, finanční správa, statistika a další orgány veřejné moci).

„Důležité je, že se počítá s tím, že konkrétní rozsah hlášených údajů bude stanoven nařízením vlády. Jinými slovy: rámec povinnosti bude v zákoně, ale přesná datová sada se může ještě doladit prováděcím předpisem,“ vysvětluje Lenka Horáková, spolumajitelka SIC Zlín.

Jak bude hlášení vypadat? Tři části a detailní data o zaměstnancích

Nové hlášení se má skládat ze tří logických částí a kombinuje data o firmě, odvodech i jednotlivých zaměstnancích. Prakticky to znamená, že se vedle identifikace zaměstnavatele a souhrnných finančních údajů budou posílat i individualizovaná data jako například o typu pracovněprávního vztahu (pracovní smlouva/DPP/DPČ), datu nástupu a ukončení, hrubé mzdě, změnách ve vztahu a také o vybraných „životních situacích“, jako je dočasná pracovní neschopnost nebo rodičovská dovolená.

Hlášení je koncepčně členěné na:

• souhrnnou část (identifikační údaje zaměstnavatele, období, souhrnné finanční informace),

• pojistnou část (odvody na sociální a zdravotní pojištění),

• individualizovanou část (údaje o každém zaměstnanci a jeho pracovněprávním vztahu).

Kam a jak se bude posílat: správce MPSV, ČSSZ, datové rozhraní

Další důležitý detail pro praxi: hlášení bude směřovat do systému Ministerstva práce a sociálních věcí. Technickou část (příjem hlášení, formální a logické kontroly dat a uložení do informačního systému) má zajišťovat Česká správa sociálního zabezpečení.

„Pro firmy je klíčové, že podání má být výlučně elektronické,“ uvádí Lenka s tím, že způsobů elektronického podání má být několik: datová schránka, portál ČSSZ nebo technické datové rozhraní.

Současně se počítá s tím, že na portálu ČSSZ bude možné údaje průběžně doplňovat a rozepsané hlášení uložit a dokončit později, což je praktické pro mzdové účtárny, které data kompletují postupně.

Pravidelně každý měsíc, bez možnosti individuálního prodloužení

Z hlediska řízení času ve firmě je zásadní nastavení lhůt. Hlášení je potřeba podávat jednou měsíčně od 1. do 20. dne následujícího měsíce po sledovaném období a systém nemá počítat s individuálním prodloužením nebo prominutím lhůty. Pro firmy to znamená jasný rytmus a potřebu mít interně nastavené procesy tak, aby se data „stíhala“ uzavírat včas.

„Bude to pořádný fofr,“ říká Lenka a dodává, že nejnáročnější budou období, kdy se nový reporting potká s uzávěrkami a daněmi.

Zákon má dělenou účinnost (právní předpis je účinný od 1. ledna 2026), přičemž samotná povinnost hlášení má naběhnout později (první hlášení bude povinné za duben 2026, zaslat ho firmy musí do 20. května 2026).

Evidence zaměstnavatelů, zaměstnanců a mzdových účtáren

Součástí reformy nejsou jen formuláře. Zavádí se také evidence zaměstnavatelů a evidence zaměstnanců a nově se řeší i evidence mzdové účtárny. Pro zaměstnavatele to znamená, že vedle pravidelného hlášení vznikají i přesně vymezené oznamovací povinnosti při nástupu, změnách a odchodu zaměstnanců.

Firmy budou například muset splnit tyto povinnosti:

• zaměstnavatel se má přihlásit do evidence zaměstnavatelů před nástupem prvního zaměstnance,

• zaměstnance je nutné přihlásit do evidence nejpozději před jeho nástupem do práce, přičemž přihlášení je možné nejdříve 8 dní před plánovaným nástupem

• změny údajů se mají oznamovat v navázaných lhůtách a existují i postupy pro situace, kdy uchazeč nakonec nenastoupí.

Proč se vyplatí mít data v pořádku

Nový režim je navržen tak, aby byl vymahatelný. Zákon zavádí vlastní režim správních deliktů a pokuty se vážou jak na nesplnění registračních povinností (např. nepřihlášení do evidence), tak na samotné hlášení (opožděné, neúčinné, nebo nepodané opravné hlášení). V praxi to znamená, že i „drobná“ administrativní chyba může mít při větším počtu zaměstnanců citelné dopady.

„Například za porušení povinností kolem evidence může jít o pokutu až do 100 000 Kč a u porušení povinností kolem hlášení se pracuje s pokutou až 5 000 Kč za každého dotčeného zaměstnance,“ uvádí jednatelka SIC Zlín.

Jak všechno zjednodušit?

Dobrá zpráva je, že se na jednotné měsíční hlášení dá připravit. V SIC Zlín jdou cestou sjednocení: místo toho, aby jejich klienti řešili různé dotazníky a různé interpretace požadavků, dostanou od nich jeden ucelený podklad.

„I když je formulář obsahově širší, pro klienta je pořád přehlednější pracovat s jedním rámcem než s několika zdroji,“ vysvětluje Lenka.

Jednotné měsíční hlášení má ambici přinést vyšší konzistenci dat, nižší chybovost a méně roztříštěnou administrativu. Z krátkodobého pohledu ale znamená nové evidenční povinnosti, jasně dané termíny a detailnější práci s daty o zaměstnancích.

„Pokud se na to připravíte včas a nastavíte si procesy, dá se všechno zvládnout bez zbytečných výpadků v běžném provozu,“ uzavírá jednatelka SIC Zlín.