Jak ve firmě najít čas na to, co je opravdu důležité

Čas chybí všem. Nejvíc firmám, které zůstávají uvízlé v operativě. Málokdy najdou prostor na rozvoj lidí, digitalizaci, inovace, strategická rozhodnutí nebo třeba dotační příležitosti. V takových organizacích od šéfů slýcháme: „Já vůbec nemám čas. Vím, že bych ten rozvoj měl více tlačit, že bychom ten proces mohli zefektivnit, že bychom mohli získat dotace, že bychom (...), ale prostě nemám čas.“

Tento článek je pro všechny majitele a lídry, kteří cítí, že by jejich firma mohla být dál, ale něco tomu brání. Ukážeme vám, kde se čas ztrácí, co ho může uvolnit a proč i malá změna přináší výrazný efekt.

Zjistíte:

• proč „nemám čas“ často neznamená skutečný nedostatek času, ale chybějící systém,

• jak poznat, že vaše firma uvízla v operativě a co s tím můžete udělat,

• jakou roli může sehrát externí partner při odblokování vnitřního rozvoje,

• jak mohou jednoduché kroky otevřít prostor pro to, co je opravdu důležité.

Když operativa přeroste strategii

„Většina firem si ani nevšimne, a najednou zjistí, že se přehoupla do módu přežívání v operativě,“ říká Martin Vančura, jednatel SIC Zlín. Poznáte to podle jednoduchých signálů: úkoly se neplní včas, lidé vypadají unaveně, z porad se stávají statusová hlášení a když se někoho zeptáte, co by měl být příští velký krok firmy, nedokáže odpovědět.

Tento koloběh je nejen neefektivní, ale především demotivační. Pokud svůj čas neřídí vedení firmy vědomě, začne ho řídit firma sama. A to velmi často způsobem, který je vyčerpávající a z dlouhodobého hlediska neudržitelný.

Rozhodnutí je první krok

Skutečná změna nezačíná novou aplikací, školením nebo poradou. Začíná rozhodnutím. Vědomým postavením se k tomu, že „takto dál už ne“. Že chcete řídit firmu, ne se nechat firmou vláčet. A že chcete mít prostor věnovat se tomu, co je opravdu důležité.

Jakmile si to připustíte, následuje první důležitý úkol – inventura. Tedy klidné a věcné zhodnocení, kde se čas a kapacita firmy skutečně ztrácí. Kdo řeší zbytečné věci? Co by šlo delegovat? Kde chybí systém?

Podle Martina jde o emočně silný moment: „Jeden z našich klientů se při strategickém workshopu téměř rozplakal, když zjistil, že jeho tým je připravený přebírat zodpovědnost, ale on mu to doteď neumožnil. Zjistil, že na to vlastně není sám.“ A právě to je klíčový posun: pochopit, že řízení firmy není sólový výkon, ale týmová disciplína.

Brzdy rozvoje hledejte v kalendáři

Většina manažerů dobře ví, že by měli delegovat. Ale často to nedělají. Důvod? Nedůvěra a přesvědčení, že „nikdo to neudělá tak dobře jako já“. Bývá za ním ukryta potřeba mít věci pod kontrolou, potřeba být nepostradatelný, obava ze ztráty přehledu. Někdy hraje roli i osobní identita postavená na výkonu.

„Není to nutně negativní ego, spíš přirozený výsledek mnoha let praxe,“ popisuje Lenka Horáková, jednatelka SIC Zlín. A dodává, že opravdu silný lídr nedělá všechno nejlépe a sám, ale umožní ostatním, aby mohli růst.

Když to nejde zevnitř, pomůže impulz zvenčí

Možná i ve vaší firmě chybí kapacita, energie nebo motivace. V takových případech často pomůže pohled zvenčí. Externí partner nemusí přinášet zázračné rady. Stačí, že přinese jiný úhel pohledu, strukturu a disciplínu.

V mnoha firmách funguje dobře právě tato kombinace:

• někdo „zvenku“ pomůže nastavit akční plán,

• rozdělí role a termíny,

• a průběžně kontroluje posun.

Pomáhá už samotný fakt, že firma má s konzultantem domluvený závazek. Jednatelé SIC Zlín tomu pracovně říkají „externí bič“. Jde o drobné impulzy, které pomáhají, aby věci nezapadly a tým věnoval pozornost tomu, co je skutečně důležité. I když se to nezdá akutní.

Co funguje a nezahltí

Velké změny selhávají, protože přijdou příliš rychle, v nevhodný čas nebo bez konkrétní struktury. Oproti tomu bývají malé, udržitelné kroky úspěšnější. Stačí být důsledný, srozumitelný a dodržovat termíny.

Dvě oblasti, kde má smysl začít, jsou:

Akční plán: Krátký, konkrétní, přehledný dokument. Obsahuje, co se má stát, kdo to má udělat a do kdy. Klíčové je, aby se pravidelně kontroloval. Pokud se odloží, celá změna ztrácí sílu.

Pravidelná rozvojová porada: Ne klasická porada, na které se řeší provoz. Ale pevný čas v kalendáři (např. jednou měsíčně), který je věnovaný jen rozvoji firmy – lidem, prioritám, zpětné vazbě, novým nápadům. Může jít o pouhých 90 minut, ale s jasným zaměřením.

Jak poznáte, že je nejvyšší čas něco změnit

Někdy to člověk „jen cítí“. Ovšem existuje i pár konkrétních otázek, které můžete sami sobě (nebo týmu) položit:

• Co jsme za poslední rok ve firmě zlepšili a jak to měříme?

• Kolik času jsme jako vedení věnovali strategii, nikoli operativě?

• Jak se rozvíjí naši lidé? Máme pro ně prostor, plán, smysluplnou zpětnou vazbu?

• Věnujeme se projektům, které nás někam posunou? Nebo jen plníme požadavky trhu?

Pokud většina odpovědí končí tichým „no... vlastně nevíme“, je čas se zastavit. Zastavení je v řízení paradoxně často nejrychlejší cesta vpřed.

Krize, nebo vize: Co vás rozhýbe?

Jestli si z článku odnesete jednu věc, pak tuto: krátký čas, který si dnes najdete, může uvolnit prostor pro mnohem více času, který získáte zítra. Není třeba firmu zastavit. Jen na chvíli zpomalit, přenastavit priority a uvolnit tlak z každodenní operativy.

„A nezapomeňte se podívat zpět. Co všechno jste zvládli? Co jste vybudovali? Za každou společností je kus cesty, na kterou může být hrdá. Je dobré se podívat, kam jste se dostali, co jste zvládli. A uvědomit si, že není důvod, proč byste neměli zvládnout i něco dalšího, nového,“ uzavírá Lenka.

Máte na to. Jen je možná čas si to připomenout a udělat si prostor na důležité rozhodnutí. Rádi vám na cestě ke změně budeme dělat průvodce.