Pořízení nového informačního systému je velkou příležitostí pro firmu posunout se dále, ale taky zdroj mnoha konfliktů, flustrací, fyzického i psychického vypětí a ve finále nesplněných očekávání. A to bez ohledu na vynaložené finanční prostředky, které jsou téměř vždy vyšší, než pořizovatel nového systému očekával. Zejména u firem, které tento proces absolvují poprvé.
Vzhledem k tomu, že máme již několik implementací za sebou, dovolíme si pojmenovat co rozlišuje úspěšnou a neúspěšnou implementaci nového ERP systému.
V první řadě je to úspěšný překladatel nebo taky bychom mohli nazvat průvodce. Proč překladatel?
Svět IT a svět průmyslu je velmi propojen, ale tyto světy často nemluví stejným jazykem. Možná je zde jazyková příbuznost bližší než mezi čínštinou a češtinou, ale o to je to často horší. Na důležité obchodní jednání bychom určitě nešli bez dobré znalosti společného jazyka nebo alespoň překladatele, protože se přeci potřebujeme jednoznačně domluvit. Přesto klíčovou roli v implementaci často přebírají lidé, kteří jazyk druhé strany neovládají.
Jak taková implementace začíná? Firma se pomalu rozvíjí a uvědomí si, že už nastává čas pro pořízení nového informačního systému, který pečlivě vybere a ponechá si dostatek času na jeho zavedení. Klíčoví lidé jsou pro tuto implementaci částečně uvolněni ze svých pracovních povinností a za pár měsíců si všichni zaměstnanci užívají výhod lepšího systému. Zní vám to jako sci-fi? Ano, je. Obvyklá situace vypadá takto:
„Šéfe, to se už nedá zvládat, pořád někde něco přepisujeme, zjišťujeme, neznáme aktuální stav výroby. Musíme s tím něco dělat. Buď mi dáte další lidi, nebo koupíme pořádný systém.“
„Dobře, tak si to tedy vezmeš na starosti.“
„Já? Proč já, vždyť nevím, co dřív.“
„Neboj, František z IT ti pomůže.“
„František? Vždyť je to správce sítě, ten o tom nic neví.“
„Neboj, spolu to zvládnete.“
Připomíná vám to něco? Možná zjednodušuji, ale nějak podobně dost často start projektu vypadá. Pak se do projektu vloží jednotliví uživatelé, na které je střídavě vyvíjen tlak, aby se zapojili a řekli své požadavky. Bohužel tito často znají pouze současný systém, nemají přehled o celofiremních procesech nebo dokonce o tom, jaké možnosti moderní ERP systémy nabízejí. A proto si myslíme, že je zde role "překladatele" nenahraditelná. Obvykle je to nezávislý člověk, který má pracovní zkušenosti na straně dodavatele informačního systému, ale taky pracoval v byznysu na straně zákazníka. Tento, pokud má patřičnou autoritu, dovede pochopit požadavky klienta a tlumočit je dodavateli ERP systému. Tedy nejdříve nabízejícím, protože základem dobré implementace je dobré výběrové řízení. Ale hlavně, tento člověk má na implementaci přesně vyhrazený čas a nemusí to dělat jako „melouch“ při své standardní práci, jak to mají často lidé na straně zákazníka. Pracuje po celou dobu implementace a následně po jejím dokončení ponechává samotnou správu systému na zákazníkovi.
Funguje to? Dle našich zkušenosti ano. Při poslední implementaci se nám podařilo ušetřit zákazníkovi 35% z ceny z původní nabídky a následně cena implementace byla nižší o 9% při dodržení termínu, což v tomto světě naprostou výjimkou. Pokud cena ERP pro podnik velikosti střední firmy je okolo 4-8 mil. Kč, tak je jasné, o jaké peníze se jedná. Nezanedbatelným přínosem je také lepší zapojení zaměstnanců, kteří následně se systémem pracují a dokáží jej využít ke zjednodušení své práce a zlepšení výsledků firmy. Opravdu to funguje a my to umíme.
Martin Vančura