Digitalizace a inovativní přístupy se účetnictví samozřejmě nevyhýbají. Podívejme se, jakou roli může v moderním účetnictví hrát AI a proč jejímu zapojení věnovat pozornost. „Věříme, že jsme poslední generace, která si představuje účetní jako osobu s tužkou, papírem a hrnkem kafe. Mladí lidé účetnictví vnímají jako progresivní obor úzce spojený s IT, digitalizací a umělou inteligencí,“ říká Martin Vančura, jednatel SIC Zlín.
Přečtěte si:
- Proč je digitalizace pro mnohé firmy těžký oříšek.
- Jak umělá inteligence mění paradigma účetní práce.
- Jak AI používáme k vytěžování dat z faktur a účtenek.
Výzvy na cestě k inovaci
Téma umělé inteligence dnes rezonuje každou firmou. Podle Martina Vančury je ale dobré připomenout, že jde jen o malý výsek z celého procesu digitalizace, před kterým účetnictví stojí: „Na rovinu – než se k zapojení AI do účetních procesů mnohé firmy dostanou, čeká je dlouhá cesta automatizace a digitalizace. Tahle komplexní výzva vyžaduje víc než jen zavádění nových technologií. Přechod na digitalizované procesy je pro řadu společností komplikovaný především proto, že si žádá hluboké změny procesů.
Kterým překážkám podle SIC Zlín organizace obvykle čelí?
Nerozumí rozdílu mezi transformací procesů pro využití digitálních technologií a samotnou digitalizací, tedy pouhým převáděním informací do digitální formy.
Mají nechuť ke změnám firemních procesů a kultury. Digitalizace se totiž netýká jen technologie, ale celkové strategie firmy.
Spoléhají na zastaralé, papírové procesy, což ztěžuje přechod na digitalizované systémy.
Jsou vůči novým technologiím skeptické, takže je obtížné přesvědčit interní týmy o výhodách digitalizace a překonat jejich obavy.
Zmiňují, že jde o „celkem drahou změnu“, což naznačuje, že ekonomické aspekty digitalizace mohou některé firmy odrazovat.
Další krok? Zapojení AI
„Bez základů digitalizace by implementace AI nepřinášela plné výhody, protože systémy a procesy by nedokázaly využít pokročilé možnosti, které AI nabízí. V tomto kontextu se AI stává nejen logickým rozšířením digitalizace, ale klíčovým prvkem pro zvýšení efektivity, přesnosti a hodnoty účetních služeb,“ popisuje Lenka Horáková, jednatelka SIC Zlín.
V okamžiku, kdy je firma na zapojení AI v účetnictví připravena, může jen získat:
Značně sníží čas dříve trávený rutinními úkoly. Tento přístup nejenže zvyšuje efektivitu, ale také umožňuje účetním zaměřit se na složitější zadání, která přinášejí větší hodnotu.
Eliminuje lidské chyby. Přesnost je v účetnictví nepostradatelná, i malá chyba může mít velké důsledky.
Zvýší transparentnost, dohledatelnost a dostupnost dat. To firmám výrazně usnadňuje rozhodovací procesy.
Podpoří schopnost organizace učit se a adaptovat na změny.
Posune roli účetního od tradičního zpracovatele transakcí ke členu týmu, který poskytuje hlubší analýzy a poradenství.
Vytěžování dat z faktur a účtenek
Jednou z možností, jak AI zapojit do účetních procesů, je svěřit jí ty, které byly tradičně časově náročné a náchylné k lidským chybám.
„Díky AI se nám podařilo výrazně zefektivnit zpracování účetních dokladů a poskytnout našim klientům rychlejší a přesnější účetní služby,“ uvádí Martin Vančura. Společnost SIC Zlín je v tomto směru průkopníkem, ostatně sama patří ke špičkovým testerům účetních softwarů v České republice.
Proces vytěžování dat z faktur a účtenek začíná skenováním nebo digitálním přijetím účetního dokladu. Ten je automaticky předán do aplikace s AI speciálně navržené k rozpoznávání a extrakci klíčových informací. Využívá pokročilé algoritmy strojového učení a identifikaci a kategorizaci údajů z dokladu.
Pomocí AI lze z faktur a účtenek získat širokou škálu dat. Patří k nim třeba údaje dodavatele, datum vystavení a splatnosti, celková hodnota – včetně rozdělení na základ a DPH, předmět fakturace a další.
„AI dokáže ale mnohem víc. Učí se způsob zaúčtování dokladů a příště sama navrhuje kontaci, středisko nebo zakázku,“ vypočítává Lenka Horáková.
Podtrženo, sečteno
Konkrétní přínosy automatizace a digitalizace s využitím AI shrnuje Gabriela Vančurová, ERP specialista: „Jde o celou řadu rutinních činností, které díky novým technologiím buď z firem úplně mizí, nebo se výrazně zrychlují a zjednodušují. Od online schvalování faktur až po snadnější přístup a vyhledávání v digitálním archivu dokladů.”
Faktury se zároveň nikde neztrácí, nejsou hrazeny po splatnosti, účetní nemusí nikoho uhánět, aby doklady dodal. Zároveň samozřejmě není potřeba doklady manuálně přepisovat, AI navíc napovídá při jejich zaúčtování a podobně.
Lenka Horáková ale netají, že prvotní náklady na pořízení softwaru pro automatizaci a digitalizaci faktur jsou poměrně vysoké. Nicméně úspora času může být značná: „Při klasickém manuálním zpracování může zaúčtování jednoho dokladu trvat několik minut, zatímco s použitím AI se tento čas zkrátí na 38 sekund. Když vezmeme v potaz obvyklou hodinovou sazbu účetních, tedy 800 Kč, a úsporu 3 minuty na dokladu, dojdeme k velmi zajímavé částce.”
Pokud svěříte své finanční řízení poradenské firmě využívající právě tyto sofistikované systémy, můžete si být jisti, že získáte parťáka především efektivního a spolehlivého.
Chcete pomoci zefektivnit a optimalizovat účetní procesy s využitím pokročilé technologie a AI? Jsme vám k dispozici.