Změny v odměňování zaměstnanců? Komunikujte je včas a transparentně

V polovině června 2026 by měly mít tuzemské firmy hotovo. Od té chvíle totiž musí splňovat požadavky Směrnic Evropského parlamentu a Rady 2023/970 o transparentním odměňování. Záležitosti, které s touto strategickou změnou souvisejí, jsme popsali například v článku Jak nastavit odměňování podle nových pravidel EU.

Kromě toho, že zaměstnavatelé budou muset přenastavit systém odměňování, čeká je ještě jeden velký oříšek – odkomunikovat všechny změny se zaměstnanci. „Komunikace ohledně mezd patří k těm nejcitlivějším,“ upozorňuje Lenka Horáková, jednatelka SIC Zlín.

Díky tomuto článku zjistíte:

• jak předejít šeptandě pomocí otevřené a řízené komunikace,

• jaké kanály a formy komunikace se nejlépe osvědčují v praxi,

• čemu se při zavádění systému rozhodně vyhnout.

Kdy a kde začít

Neexistuje univerzálně správný moment. Záleží na připravenosti firmy a na tom, jak je zvyklá své interní změny zaměstnancům sdělovat. Ve firmách, kde jsou standardní otevřenost a sdílení, může být komunikace změny odměňování přirozeným krokem. Jinde však může narazit.

„Neumím si představit firmu, která nic nesdílí, ve které se nic neděje, a která najednou vyhlásí, že připravuje nový systém odměňování. To zcela jistě vzbudí otázky a obavy,“ říká Martin Vančura, jednatel SIC Zlín.

Základní doporučení tedy zní: Řiďte se tím, jak zralá je vaše firemní kultura. Mluvte o změnách otevřeně a včas – ale ne dřív, než máte jasný záměr a shodu firemního boardu.

Neztraťte důvěru zaměstnanců

Jakmile padne první zmínka o změně odměňování, zaměstnanci začnou očekávat výsledek. A to očekávání je potřeba naplnit, jinak velmi rychle ztrácíte jejich důvěru.

„Jakmile vedení vyhlásí změnu mzdového systému, celá firma očekává, že se něco stane. Není možné to pak odložit kvůli jiným prioritám,“ vysvětluje Lenka.

Změna by tedy měla být oznámena až ve chvíli, kdy je jasně definovaná jako priorita a máte pro ni sestavený základní plán. Zároveň ale není nutné čekat s komunikací na poslední chvíli. Lidé ocení, když jsou součástí procesu.

Základními stavebními kameny úspěchu jsou:

• průběžné informování o vývoji,

• srozumitelné pojmenování důvodů změny,

• konzistentní komunikace napříč všemi úrovněmi firmy.

Kdo, co, kdy a jak

Efektivní komunikace začíná tím, že si firma ujasní, kdo potřebuje jaké informace a kdy je dostane. Vedení musí znát celý systém včetně jeho právních a strategických důsledků. Střední management by měl rozumět pravidlům v rámci svých týmů a být schopen je vysvětlit. A zaměstnanci potřebují především pochopit, co se mění v jejich vlastní mzdě a proč.

Komunikační plán by měl mít několik fází: od oznámení záměru přes pravidelné informování až po finální představení a individuální rozhovory. Není nutné říkat každému všechno, ale každý musí mít jasnou odpověď na otázku: „Jak se to týká mě?“.

Komunikační kanály

Nestačí jeden e-mail. Mzdy jsou existenční téma a komunikace musí být víceúrovňová, cílená a opakovaná. „Takhle důležité téma by rozhodně mělo zaznít na poradě nebo na setkání se zaměstnanci,“ doporučuje Lenka a doporučuje využít:

• Písemné kanály (newslettery, e-maily, intranet, podnikové tiskoviny, nástěnky), které dobře poslouží k přehlednému shrnutí a zpětnému dohledání informací.

• Osobní kontakt (porady, individuální schůzky) nelze obejít. Umožňují vedení firmy nebo zástupci HR reagovat na konkrétní obavy a vytváří prostor pro důvěru a dialog.

• Interní workshopy mohou pomoci mapovat reakce a upravovat komunikaci podle reálné odezvy lidí ve firmě.

Čím citlivější téma, tím více se vyplatí kombinovat formáty a zajistit konzistentní tón napříč všemi kanály.

Rizika a na co si dát pozor

Zavést ve společnosti transparentní odměňování je jistě krok správným směrem. Jen nesmí být znehodnocen špatným provedením. Největším rizikem totiž není samotná změna systému, ale její interpretace zaměstnancům. Nejčastějšími chybami bývá vyvolání přehnaných očekávání, nejednotná komunikace nebo nereagování na spekulace a obavy.

Podle Martina se firmou jen málokdy šíří šeptanda ve stylu „To bude skvělé. Na tuhle změnu se těším“. Zaměstnanci se mnohem častěji novinek předem obávají. A v případě úprav odměňování mohou rychle nabýt dojmu, že se jim zaměstnavatel rozhodne „sebrat odměny“.

Prevence je jednoduchá, ale náročná na důslednost. Opakujte klíčové sdělení, buďte otevření a hlavně vnímejte signály z týmu. Když se něco šíří šeptandou, reagujte dřív, než se z obavy stane odpor. Nebojte se přiznat, že systém není dokonalý, lidé spíš ocení autenticitu než hranou jistotu.

Mzdy ve smlouvách? Raději ne

A ještě jedna poznámka: Změny v odměňování by se neměly promítat do pracovních smluv. Pracovní smlouva je totiž dvoustranný právní akt a jakákoli její změna vyžaduje podpis obou stran. To znamená nejen vyšší administrativní zátěž, ale i potenciální právní riziko, pokud by se měl systém dále ladit a upravovat.

Mnohem lepší praxí je využít mzdový výměr pro základní částku a podrobná pravidla nastavit ve vnitřním mzdovém předpisu. Ten lze pružně upravovat podle potřeb firmy a není právně závazný v podobném rozsahu jako pracovní smlouva. Díky tomu získává firma flexibilitu a zároveň udržuje přehledná a jasná pravidla pro všechny zaměstnance.

Závěr

Aplikovat do firmy požadavky na transparentní odměňování, to neznamená přehodit odpovědnost na HR oddělení a vyčkat, jak se s ním vypořádá. Jde o celou řadu strategických rozhodnutí, která mohou zásadně ovlivnit důvěru, výkon i kulturu firmy. Pokud je budete komunikovat citlivě, systematicky a s respektem, naplníte nejen požadavky evropské legislativy, ale především zlepšíte a narovnáte vztahy uvnitř firmy.

„Nového nařízení se nemusíte obávat. Promyslete svou strategii, buďte otevření a komunikujte se zaměstnanci včas,“ radí Lenka s tím, že poradci SIC Zlín jsou připraveni firmám s nastavováním nových pravidel pomoci.